Hinweisgebersystem

Informationen zum Hinweisgebersystem für alle Mitarbeiter (geschlechtsneutral genutzt) und Geschäftspartner

Hiermit informieren wir Sie über das am 2. Juli 2023 in Kraft getretene Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Mit diesem Gesetz soll ein verbesserter Schutz von hinweisgebenden Personen gewährleistet werden, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße gegen Gesetze, interne Richtlinie und Missstände am Arbeitsplatz erlangt haben und diese an die nach dem HinSchG vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen). Mit dieser Meldung leisten Sie einen Beitrag zur Vermeidung, Aufdeckung und Beseitigung von Fehlern in unserem Unternehmen. Sie bekommen oft als Erstes mit, wenn in unserem Unternehmen etwas schiefläuft.

Wenn Ihnen verdächtige Sachverhalte im Zusammenhang oder im Vorfeld Ihrer beruflichen Tätigkeit auffallen, können Sie sich an unsere interne Meldestelle, mit so konkreten Angaben wie möglich, wenden. Wir nehmen die Vorgaben zum Schutz von Hinweisgebern ernst und versichern, dass Sie keine benachteiligenden Maßnahmen aufgrund oder nach einer berechtigten Meldung befürchten müssen.

Diese Meldestelle steht allen Mitarbeitern sowie Geschäftspartnern persönlich, telefonisch, per Brief oder auch per E-Mail für alle Compliance- und Datenschutzthemen zur Verfügung.

Kontaktdaten der internen Meldestelle:

Anwaltskanzlei Thomas
Rechtsanwältin Ina Thomas
Echelnteichweg 108
58640 Iserlohn
Tel: 02371-9-444-29
Fax 02371-9-444-39
info@anwaltskanzlei-thomas.eu

Darüber hinaus steht es Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern frei, sich (auch direkt) an die externen Meldestellen des Bundes zu wenden.

Bitte beachten Sie: Eine vorsätzlich unwahre Meldung kann strafrechtliche Konsequenzen haben.

Hinweise zur Meldung über Verstöße

Alle Mitarbeiter sowie unsere Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten) sind berechtigt, Meldungen abzugeben. Sie können Ihre Meldung selbstverständlich auch anonym abgeben, indem Sie keine personenbezogenen Daten angeben, die eine Identifikation Ihrer Person ermöglichen würden. Bitte beachten Sie, dass die Aufklärung eines Verstoßes unter Umständen jedoch zielgerichteter erfolgen, wenn Sie Ihre Kontaktdaten angeben. Ihre Identität wird grundsätzlich ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung keinen anderen Personen als gegenüber den zuständigen Personen der internen Meldestelle und den erforderlich einzubindenden zuständigen Abteilungen und Stellen offengelegt (Diese würde jedoch nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgen). Lediglich die zuständigen Personen der internen Meldestelle erhalten in einem ersten Schritt Kenntnis von Ihrer Meldung und begleiten die weiteren wesentlichen Schritte der Aufklärung. Sämtliche Informationen Ihrer Meldung werden streng vertraulich behandelt. Wichtig: Die Identität von Personen, die grob fahrlässig oder vorsätzlich falsche Informationen melden, wird nach Maßgabe des HinSchG nicht vor einer Weitergabe geschützt. Das Hinweisgeber-System bezweckt die Entgegennahme von Meldungen über Verstöße gegen Gesetze, interne Richtlinie und Missstände am Arbeitsplatz. Erfasst werden Verstöße durch Handlungen und/oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig und/oder missbräuchlich sind und Vorschriften und Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen. Für allgemeine Beschwerden oder Fragen zu unseren Dienstleistungen wenden Sie sich bitte an unsere allgemeine Kontaktadresse. Ebenso nicht erfasst werden Meldungen über rein privates Fehlverhalten, von dem die hinweisgebende Person im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit erfährt.

Folgende Informationen muss der Hinweis enthalten:

– Welche Gesellschaft ist involviert?
– In welche Kategorie fällt der zu meldende Vorfall, z. B. Arbeitssicherheit, Finanzen?
– Persönliche Angaben des Hinweisgebers, auch anonym möglich
– Möglichst genaue und ausführliche Beschreibung des Vorfalls
– Wann hat sich der Vorfall ereignet?
– Wo hat sich der Vorfall ereignet?
– Wer waren die beteiligten oder betroffenen Personen?
– Welche Belege gibt es für den gemeldeten Vorfall, z. B. belastbare und prüfbare Unterlagen, Zeugen.

Bitte geben Sie nur solche Meldungen ab, von denen Sie sicher sind, dass die mitgeteilten Tatsachen der Wahrheit entsprechen. Von bewusst wahrheitswidrigen Behauptungen bzw. unwahren Tatsachen ist Abstand zu nehmen.

Nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Anschließend erhalten Sie innerhalb von maximal drei Monaten nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung durch die interne Meldestelle.

Die Daten werden drei Jahre nach dem Abschluss des Verfahrens nach § 11 Abs. 5 HinSchG gelöscht. Darüber hinaus können Daten auch längere Zeit gespeichert werden, wenn dies zur Wahrung geschäftlicher Interessen gerechtfertigt ist, insbesondere zur Erfüllung rechtlicher und gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.